中央美术学院会计档案管理办法

第一章总则

第一条为加强学校会计档案管理,根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》及其他相关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法适用于学校及学校所属各单位。

第三条学校会计档案归口档案室和财务处共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查,以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管(移交档案室前)、查阅、销毁等项工作。

第四条学校财务处指定专人负责会计档案的日常管理,附属独立核算单位、二级核算单位及其他单位,要明确会计档案管理的负责人。

第五条学校财务处要明确会计档案管理岗位的职责,建立健全会计档案的内部控制制度。

第六条学校档案室和财务处要加强对会计档案管理工作的领导,定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第二章会计档案的内容

第七条学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案分为四类:会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

第八条会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

第九条会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

第十条财务报告包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

第十一条其他类会计档案包括银行存款余额调节表,银行对账单,财务会计软件使用说明,会计科目和项目编码及使用说明,会计电算化处理授权登记或使用权限备案表,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。

其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料,包括:

(一)学生名册;

(二)学生缴费及欠费情况;

(三)工资薪金发放清册;

(四)住房公积金备查簿;

(五)其他会计核算资料。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出的纸质会计档案,同时将光盘、磁盘等作为会计档案保存。

第十三条以下与财务会计核算相关的文件材料,应当执行文书档案管理规定,不作为会计档案管理:

(一)学校年度财务预算;

(二)学校财务预算执行及考核情况;

(三)学校对外投资的文件及相关投资证明;

(四)学校年度收入分配的相关文件及资料;

(五)学校基本建设和维修工程的施工合同;

(六)各类审计决定、报告及意见;

(七)教育部、司法、税务及其他部门下达的与经费有关的文书;

(八)国家及学校各项财务规章制度。

第三章会计档案日常管理

第十四条学校财务处负责全校会计档案的日常管理和对全校各单位会计档案管理的指导及监督。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、查阅、期满销毁等工作。

第一节立卷和归档

第十五条学校财务处和档案室应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第十六条学校财务处、二级财务机构和其他财务部门的财会人员是会计档案的立卷人,应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。财务处、二级财务机构和其他财务部门的负责人对本单位的会计档案工作负责。

第十七条财务处、二级财务机构和其他财务部门应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档:

(一)要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序,健全各类帐簿的记录和保管要求,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范;

(二)各类会计凭证,应每月进行整理和装订。各级财务部门应根据会计凭证的数量每天或定期(最长不超过一周)及时进行整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全,审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名和盖章。

(三)会计帐簿上应载明帐簿名称、所属会计年度、记帐或管理人员、帐簿启用和起止日期,并加盖单位公章和分管财务的负责人(会计主管人员)的签章。采用电算化处理自动生成的帐簿,应按月打印出纸质会计档案,也应载明帐簿名称及所属年度、管理人员,并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的签章。

(四)对各类财务报告,应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第二节档案的保管

第十八条为方便会计档案的查阅和利用,学校财务处形成的近10年的财务报告、会计帐簿以及近6年的其他会计档案由财务处保管。对超过上述年限,但尚不够销毁年限的各类会计档案,应及时移交学校档案室保管。

第十九条财务处形成的会计档案,由财务处专人保管;二级核算单位、附属独立核算单位和其他单位的会计档案,由该单位会计主管(会计)保管,出纳人员不得兼管会计档案。

第二十条会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为2年、5年、15年、25年四类。

会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第二十一条学校以下会计档案应永久保存:

(一)学校及有关下属单位的年度财务报告;

(二)学校对外投资的凭证;

(三)会计档案保管清册;

(四)会计档案销毁清册。

第二十二条对学校及学校所属有关单位的年度财务报告(年度决算及文字说明)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案,财务部门在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。

第二十三条学校财务处、档案室和其他会计档案保管单位,应提供合适的会计档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折。

第三节档案的移交

第二十四条学校各单位及财会人员之间交接会计档案,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

财务处和档案室之间移交会计档案由财务处和档案室指派人员处理;其他单位和档案室之间移交会计档案由双方单位的经办人员处理,移交工作接受档案室和财务处指派人员以及移交单位负责人的监督;学校各单位之间因故移交会计档案由双方单位的具体经办人员办理,移交工作接受财务处指派人员和交接双方单位的负责人的监督。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十五条校内单位撤销时,其撤销前形成的会计档案应当及时移交给档案室。

第二十六条校内单位合并后,原单位解散或一方存续而其他方解散的,原解散单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原单位仍存续的,其会计档案仍由原单位保管。

第二十七条已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案,确需拆封重新整理的,报财务处批准后,由财务处派人监督办理;已移交给学校档案室保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。

第四节档案的查阅

第二十八条学校财务处及其他有关单位应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度,既要方便查阅会计档案,又要保证会计档案的安全。

第二十九条学校有关单位应设立会计档案查阅登记簿,记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务处、二级财务机构对校内外单位到本单位查阅会计档案,必须经本单位财务部门负责人批准,并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

第三十条学校各级财务单位保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要,已移交档案室的,经财务处负责人和档案室负责人批准,尚未移交档案室的,经本单位财务部门负责人批准后方可办理查阅和复制手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第三十一条学校会计档案的复制应坚持成本补偿制度,有关收费标准由财务处和档案室按照物价和档案管理部门的规定执行,收取的补偿费全部用于会计档案的管理。

第五节档案的销毁

第三十二条学校财务处、档案室应定期对会计档案进行清理和鉴定,至少每年应清理一次。对保管期满并经过鉴定,已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

第三十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记帐凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记帐凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第三十四条保管期满的会计档案,除本办法第三十三条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由学校档案室会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

(二)由档案室和财务处负责人、主管财务和档案工作的院领导分别在销毁清册上签署意见;

(三)销毁会计档案时,应当由档案室和财务处共同派员监销;

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况分别报告学校分管财务和档案工作的院领导。

第四章责任

第三十五条会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第三十六条会计人员和会计档案保管人员要妥善保管好会计档案,要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折,对由于以上原因而造成会计档案毁损的,要追究保管人员的责任。

第三十七条各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的,要追究相关人员的责任。

第三十八条对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人,要追究其相应责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。

第三十九条对故意销毁会计档案的单位和相关责任人,提交纪检监察部门处理,构成犯罪的,提交司法机关处理。

第五章附则

第四十条本办法由财务处负责解释和修订。

第四十一条本办法自2006年7月1日起实施。

附:中央美术学院会计档案保管期限表

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