中央美术学院仪器设备家具采购管理办法(作废)

院发[2006]108号 2006年11月4日

第一章总则

第一条为加强物资采购工作的规范化管理,建立有效的采购运行机制,提高资金使用效益,保证采购质量,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规,制定本办法。

第二条学校对仪器设备、家具等物资的采购实行集中采购(包括政府集中采购和学校集中采购)和使用单位自行采购的方式。

第三条各单位使用学校资金(包括科研、专项、贷款资金及其自筹资金)进行的采购行为,均适用本办法。

第四条采购项目单件金额在5000元(含)以上、批量采购金额在10000元(含)以上教学、科研、行政办公所需的专用设备、一般设备、交通工具、家具等实行集中采购。

第五条采购项目单件金额在5000元以下、批量采购金额在10000元以下教学、科研、行政办公所需的专用设备、一般设备、交通工具、家具等由各使用单位自行采购(列入政府集中采购目录的除外)。

第六条凡是列入政府集中采购目录内的物资,实施采购时,应通过中央政府采购网(http:/zyzfcg.ggj.gov.cn)在协议供货商范围内选择最终供货单位,且在中标产品范围内采购,采购价格不得高于最高限价,原则上不得采购协议供货范围外的产品。因特殊原因中标产品不能满足工作需要的,使用单位应提出书面申请,经教育部政府采购主管机构审批后,报中央国家机关政府采购中心核准,由采购中心按照电子采购的方式实施采购。

第七条对已列入集中采购范围的,各单位必须严格按本办法的要求实施集中采购,任何部门(单位)不得将应当集中采购的物资化整为零或以其他方式规避集中采购。

第八条学校物资采购活动及其当事人,必须严格执行国家有关法律法规,遵循公开、公平、公正和诚信原则,维护学校利益。在选择供应商时既要考虑价格,又要注重质量,确保采购的物资设备价廉质优。

第九条学校物资采购有下列情形之一,经分管校领导同意,可以不适用本办法:

(一)涉及国家安全及国家机密的;

(二)因自然灾害或其它不可抗力因素,需紧急采购的;

(三)人民生命财产遭受危险,需紧急采购的;

(四)特定的某些其它情况。

第二章工作机构及其职能

第十条学校成立采购工作领导小组,由分管校领导任组长,纪委书记任副组长。财务处、综合办、纪监审办、国资办等部门有关负责人任采购领导小组成员。采购工作领导小组对采购工作进行领导、管理和监督。

(一)认真贯彻执行国家有关法律、法规和学校有关规章制度;

(二)制定学校仪器、设备、家具采购的规章制度;

(三)积极配合上级政府采购部门完成政府采购任务;

(四)负责对学校采购行为的重要事项进行决策;

(五)确保学校采购工作按章有序完成。

第十一条学校在国有资产管理部门设立采购办公室(以下简称采购办)。采购办在采购活动中对学校采购领导小组负责,办理采购领导小组的日常工作。其主要职能如下:

(一)根据学校年度预算及专项预算编制学校的物资采购计划;

(二)负责组织编制具体采购项目的实施方案;

(三)负责组织采购项目的标书、合同及相关文件的制作;

(四)具体负责组织物资采购的招标投标工作;

(五)负责组织有关部门对采购的仪器设备、家具进行验收,督促供货方按合同提供售后服务;

(六)负责调查、收集、发布和统计仪器设备、家具采购信息;

(七)办理采购工作领导小组交办的其他的采购事务。

第三章采购方式及适应范围

第十二条学校物资采购一般采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价等方式。

第十三条凡一次性采购的仪器设备、家具等大宗物资达到国务院办公厅规定的货物公开招标数额标准的,都应对外公开招标。所有的招标采购,都应根据《中华人民共和国招标投标法》和《中央美术学院招投标工作实施办法》的程序和规定组织实施。对公开招标数额以上或规定应当公开招标的项目,因特殊情况拟采用邀请招标或其它采购方式的,应该在采购活动开始前报教育部批准。

第十四条邀请招标采购,是指以投标邀请书的方式,从符合相应资格条件的供应商中,随机邀请三个以上供应厂商投标的采购方式。

符合下列情形之一的采购项目,可以依照本办法采用邀请招标方式采购:

(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

(二)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

第十五条竞争性谈判采购,是指直接邀请三家或三家以上的供应厂商就采购事宜进行谈判的采购方式。

符合下列情形之一的采购项目,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足申请单位紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第十六条单一来源采购方式,是指向一家供应商直接购买的采购方式。符合下列情形之一,可以采取此方式:

(一)只能从惟一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第十七条询价采购,是指对三家或三家以上供应厂商所提供的报价进行比较,依据性价比的优劣确定供应商的采购方式。

采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

第四章采购的操作程序

第十八条按规定可自行采购的仪器设备、家具,由使用单位按预算经费审批程序的要求申请资金后,自行进行采购。使用单位在采购前必须通过价格论证、市场调查、质量比较和售后服务等情况摸底后,确定供应商。

第十九条按规定需要集中采购的仪器设备、家具,使用单位应先填写“中央美术学院物资采购申请表单”。申请中应说明申请理由、所需物资的技术要求、数量、参考单价、经费预算及来源。采购申请需加盖单位公章且由主要负责人签字。

购置单价在5万元(含)以上的仪器设备,由学校采购工作领导小组决定是否需要进行专家论证。采购领导小组认为需要进行论证的,必须组织有关专家进行论证,并填写“中央美术学院申购大型贵重仪器设备论证表”。

第二十条“采购申请单”按照预算经费审批权限及程序的规定办理审批手续后,由采购办负责落实。审批意见中应明确是否同意采购、采购的数量、金额、时间安排、经费来源及补充建议等。

第二十一条经批准的采购申请,由采购办公室进行分类整理、合并以形成批量采购优势,然后根据有关规定、经费预算情况、市场状况等制定采购实施方案,并报采购领导小组批准。实施方案应包括预算总金额、计划采取的采购方式、项目采购小组人员、候选产品型号、规格、数量、参考产地、参考价格、参考厂商情况、采购日程安排等内容。

第二十二条采购小组由采购领导小组人员及采购办、纪监审办、使用单位等相关人员组成。

第二十三条采用招标方式采购的,应当遵循《中央美术学院招投标工作实施办法》规定的程序。

第二十四条采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)成立谈判小组。谈判小组由采购项目小组和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二;

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项;

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件;

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商;

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

第二十五条采取单一来源方式采购的,应当遵循《中华人民共和国政府采购法》规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

第二十六条采取询价方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)成立询价小组。询价小组由采购项目小组和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定;

(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价;

(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格;

(四)确定成交供应商。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第二十七条签订合同

(一)无论何种采购形式,除金额较小、即时清结的以外,应订立书面采购合同,明确供需双方的权利义务、物资技术要求等;

(二)在采购文件形成事项的基础上,由采购办会同有关单位在规定的时间内形成合同草案,并按规定报批;

(三)合同的审核、签订及合同变更及纠纷的处理,按《中央美术学院经济合同管理办法》规定的程序和要求办理;

(四)根据财政部文件,通过政府采购网进行采购的协议供货合同应加盖学校公章及财务处行政章。

第二十八条履行合同

(一)项目采购小组应加强合同执行情况的监督,必要时应对供应商的生产情况或所供物资的准备情况进行检查;

(二)采购合同履行中,使用单位需追加与合同标的相同的货物的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十;

(三)有关设备的技术资料由使用部门和相应职能部门整理、归档。

第二十九条采购办对每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应当包括下列内容:

(一)采购项目类别、名称;

(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;

(三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;

(四)邀请和选择供应商的条件及原因;

(五)评标标准及确定中标人的原因;

(六)废标的原因;

(七)采用招标以外采购方式的相应记载。

第三十条验收与质量保证

(一)建立验收登记制度。验收工作由采购单位组织实施,成立由项目采购小组及有关技术人员组成的验收小组,验收工作技术上主要由使用单位负责,必要时可聘请专家。

(二)通过招标实施的采购,以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺及样品为验收标准;虽未招标,但签订采购合同的采购以合同约定或样品为验收标准;没有签订采购合同的采购,以产品技术资料或行业规定为验收标准。

(三)验收小组应严格按标准进行验收并提交验收报告(单),明确验收结论,所有参与人员必须在验收报告(单)上签字,验收报告(单)是财务付款、国有资产登记入账的凭证以及审计检查的依据。

(四)验收发现有问题,根据具体情况由验收小组研究制定处理办法。问题短期可以解决的,应推迟付款,根据问题解决的情况再决定如何付款;验收问题严重、与合同约定明显不符的,不予付款,物资退回,由此产生的所有费用由供货方负责;给学校造成经济损失的,依法进行索赔;

(五)凡是合同规定有质量保证金的,付款时必须留足质量保证金,以保证质保期的顺利执行;质保期内违约的,质量保证金作为违约金处理。

(六)重要设备应由使用单位建立技术档案。档案内容包括商品说明书、合格证、物件清单、随机技术资料、发票复印件、合同书、使用维修记录等反映设备购置使用情况的文件材料。

第五章物资采购纪律

第三十一条采购工作人员应自觉执行采购纪律,如违反纪律给予当事人相应的行政及组织处理,给学校造成损失的还应承担相应的经济责任。触犯法律的,交司法机关处理。

(一)采购工作应严格遵守采购工作原则,按照有关采购程序进行,主动接受监察部门的监察督促;

(二)采购工作应强化责任制,操作全过程产生的文件、纪要等归档资料,参加决策及操作的人员必须签章;

(三)采购工作人员应主动积极与使用单位及其他物资管理职能部门联系,积极配合做好资产管理工作;

(四)采购工作人员不准“吃、拿、卡、要”;

(五)采购工作人员不准私下与供应商联系、接洽,不得擅自定价和购买;

(六)采购工作人员不准泄漏如招标标底等保密信息。

第六章附则

第三十二条本办法未尽事宜,按国家及上级单位有关法规执行。

第三十三条本办法自颁布之日起试行。凡在本办法实施前公布的其他与之有不一致的规定或条款,均以本办法为准。

第三十四条本办法由学校采购领导小组负责解释。

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